Nesse vídeo a Sônia apresenta quais são os fundamentos da gestão documental e quais são as principais etapas para você entender como pode ser iniciada a implantação na sua empresa.
Acesso seguro
Os dados do seu negócio não ficam vulneráveis e suscetíveis à invasões. Todas as suas informações armazenadas em nuvem, sem necessidade de um servidor local e de manutenções por parte da sua equipe. Nós asseguramos a integridade das informações da sua empresa.
Controle de prazos
Sem desculpas para cumprir prazos ao automatizar os seus processos. É possível determinar quando um ou mais usuários precisam realizar algo com um documento. Uma verdadeira solução para o controle de qualidade das suas informações.
Agilidade e facilidade
A sua equipe não perde tempo buscando informações importantes. Os documentos são encontrados em segundos, tornando ágil e fácil processos do dia a dia que antes levavam horas.
Redução de custos
A sua empresa economiza com espaço físico, infraestrutura, manutenção, impressão, motoboys e atrasos. Quer ter uma estimativa de quanto você consegue economizar? Fale com um de nossos especialistas.
Evolução colaborativa
Acompanhe a evolução das informações e facilite a interação entre o seu time. O Digitaldoc dá a possibilidade de co-criar documentos, revisar e entregar resultados de forma cooperativa.
Informação consistente
É o fim de documentos e informações duplicadas que atrasam as decisões. Os documentos são únicos e você pode consultar todas as revisões anteriores. Você aprende com nossa equipe como manter um ambiente digital organizado e funcional.
Agende uma apresentação
Queremos entender qual é a melhor forma de tornar a gestão da sua empresa ainda mais organizada, ágil e eficaz.
Perguntas Frequentes
O que é a gestão documental?
Antigamente o foco da gestão documental eram os arquivos físicos (acervos em papel, caixas, pastas) que as empresas acumulavam, sendo que algumas ainda tratam suas informações dessa maneira.
Hoje a gestão documental ultrapassa a gestão de arquivos, ela passa a trabalhar gestão de conteúdos. O foco sai apenas do documento e vem para toda a informação em si.
Onde são armazenadas minhas informações?
Suas informações ficarão armazenadas na infraestrutura da CONSTEL, nossa parceira desde 2019 que possui equipamentos de última geração e todos com redundância.
Se você preferir também pode optar pela implantação em uma estrutura própria, arcando com os custos de armazenamento e servidor.
Existe integração com meu ERP?
Possuímos uma API passiva capaz de integrar com as principais funcionalidades do nosso sistema. Para conferir a documentação da mesma é só acessar https://meu.digitaldoc.com.br/docs/
Minha equipe vai receber treinamento para utilizar o sistema?
Nosso processo de onboarding (iniciação) com o cliente conta com o apoio completo de treinamento, dicas e estruturação para o melhor uso da ferramenta. Toda sua equipe que utilizará a ferramenta, receberá o treinamento. Novos usuários que possam surgir no decorrer do projeto, também receberão o treinamento.
O que acontece se excluir acidentalmente um documento?
O mesmo vai para a lixeira do sistema, a qual apenas o administrador da base possui acesso. Ele tem total controle e pode restaurá-lo conforme o documento estava antes da exclusão.
Tem integração com assinatura eletrônica?
Possuímos duas formas de assinar seus documentos com validade jurídica, a primeira é a assinatura digital com padrão ICP-Brasil para qualquer documento seu, necessitando apenas ter o certificado digital instalado em sua máquina.
A segunda é a assinatura eletrônica, a qual temos integração com a D4Sign que permite você fazer todo o processo da assinatura dentro do Digitaldoc. Para maior clareza de como funciona essa maneira, acesse o vídeo demonstrativo: https://www.youtube.com/watch?v=uThWA7y7WQg
Posso criar um ambiente para cada cliente meu?
Sim o sistema permite você criar bases diferentes para cada cliente, ou separar por permissões, onde cada cliente seu verá exclusivamente apenas os conteúdos permitidos.
Consigo acessar meus documentos de qualquer lugar?
Sim, tendo acesso à internet e um navegador, você pode acessar a ferramenta normalmente com seu login e senha.
Como será feita a implementação do sistema na minha empresa?
Nosso processo de onboarding de clientes conta com uma equipe especializada e experiente que ajudará com:
- O levantamento e mapeamento das informações necessárias para o uso da ferramenta;
- O apoio na estruturação da base seguindo suas necessidades, regra de negócio e organização;
- O treinamento direcionado para as atividades necessárias do dia a dia de cada usuário; e também
- O acompanhamento de nossa equipe do suporte para apoiá-lo sempre que necessário.